Проект "Производительность труда"

Итоги выполнения мероприятий проекта «Производительность труда»

Краткое описание проекта

Проект   направлен на повышение эффективности работы учреждения и высвобождение времени специалистов для качественного обслуживания граждан. Для оптимизации были рассмотрены обеспечивающие процессы документооборота, отчетности, контроля нагрузки сотрудников и взаимодействия с информационными системами в ходе оказания социальных услуг на дому и в условиях полустационара.

В марте 2025 года проведено обучение рабочей группы: 16 участников. Главный результат — формирование у сотрудников бережливого мышления, которое они теперь применяют и за рамками проектов.

По итогам диагностики текущих состояний процессов были определены

5 стратегических проблем:

Затраты времени на определение текущей загрузки и интервалов занятости каждого соцработника при принятии на обслуживание нового получателя социальных услуг

Увеличенное время принятия и обработки отчетной информации от социальных работников о фактическом объеме и содержании оказанных социальных услуг

Потери времени на ручное заполнение бланков и форм, отсутствующих в используемом автоматизированном ПО, на ручное форматирование документов, подготовленных с использованием автоматизированного ПО (в том числе недостаточность функционала ПО для заключения доп.соглашения к действующему договору на оказание соц.услуг)

Наличие коллизий и/или устаревших требований в региональных нормативно-правовых актах (как об общем порядке работы, так и о наполнении личного дела получателя социальных услуг, в том числе о ежегодном перезаключении договора на оказание соц.услуг).

Риск нарушений в учете фактически оказанных социальных услуг в отделении социального обслуживания с дневным пребыванием (полустационар)

Был сформирован план мероприятий по достижению целевых состояний процессов

Одним из ключевых решений стало создание интерактивного дашборда для руководителей. Он позволяет в реальном времени оценивать нагрузку по отделениям и по каждому социальному работнику. Визуализация данных сократила время анализа занятости и принятия решений о назначении соцработников новым получателям услуг на 25 минут — с 42,5 до 17,5. Это существенно экономит время сотрудников, увеличивает их производительность и повышает прозрачность управления.

Следующее решение связано с отчетностью. Теперь при невозможности сдать отчет лично соцработники могут отправлять типовое сообщение в мессенджере заведующей отделением для предварительной проверки. Это позволило снизить количество срывов сроков предоставления отчетности на 70%. Формулировка сообщений при этом обеспечивает сохранность персональных данных получателей услуг.

В рамках проекта были проанализированы типичные ошибки при работе с региональным программным обеспечением, подготовлены электронные формы документов, ранее заполнявшихся вручную, и организована постоянная обратная связь между пользователями и разработчиками. Это позволило оперативно устранять ошибки и повышать удобство системы.

Проекты привели и к изменениям нормативной базы. В региональный правовой акт, регулирующий документооборот в социальной сфере, внесены изменения, позволяющие сократить перечень документов, хранящихся в личных делах получателей. Это устранило излишнее дублирование и позволило освободить до 5% мест хранения.

Исключение лишних документов и оптимизация форм

Из документооборота исключены дублирующие формы. Теперь информация заносится напрямую в систему «Катарсис». Добавлено разделение услуг по категориям и поле для самоконтроля сотрудника — плановое количество услуг по индивидуальной программе. Эти меры снизили вероятность ошибок и повысили качество учета.

Разработаны матрицы компетенций сотрудников, включающие 36 показателей профессиональных и мягких навыков. На основе анализа определены приоритетные программы тренингов, а также внедрена система наставничества. Это способствует росту профессионального потенциала персонала и укреплению командной работы.

Из процесса исключены лишние согласования. Ранее заведующие отделениями ежемесячно согласовывали графики социальных работников на бумаге через заместителя директора — это 53 документа в месяц. Теперь согласование осуществляется напрямую, что сократило административные издержки и ускорило процесс управления

Целевые показатели по сокращению времени протекания процессов и трудоемкости достигнуты с превышением— на 62%. Эти результаты демонстрируют высокий уровень вовлеченности команд и эффективность внедренных решений

Было организовано постоянное информационное сопровождение проекта во внутренних и внешних информационных ресурсах.

По результатам работы созданы 2 коробочных решения. Проведена типизация, унификация и стандартизация процессов, что позволило распространить опыт на территории Ленинградской области.

Итоги выполнения мероприятий  проекта «Производительность труда»